obrigações legais das empresas
Administrar uma empresa implica cumprir com obrigações legais, fiscais e sociais, que a lei prevê: da afixação do mapa de férias do pessoal ao pagamento do IVA, passando pelo Registo Central de Beneficiário Efetivo, Medicina no Trabalho, balanço, inventário e muito mais. Conheça as principais obrigações legais das empresas!
OBRIGAÇÕES LEGAIS
RGPD
Há quase um ano que o Regulamento Geral da Proteção de Dados (RGPD) entrou em vigor e desde então muitas foram as mudanças que as empresas tiveram de implementar para cumprir com as novas diretrizes para proteger os dados dos consumidores. Resumidamente, a sua empresa tem de cumprir e provar que cumpre com as regras do Regulamento Geral de Proteção de Dados na gestão das suas bases de dados de forma contínua:
1- Os dados devem ser tratados de forma lícita e transparente.
2- As empresas devem garantir que os dados pessoais são exatos e estão atualizados, tendo em conta as finalidades para as quais são tratados.
3- Não se podem utilizar os dados pessoais para outras finalidades que não a finalidade original.
4- Os dados são conservados apenas durante o tempo necessário a essa finalidade, ou seja, o mínimo de tempo possível e as empresas devem estabelecer prazos para apagarem ou fazerem a revisão dos dados que guardaram.
5- As empresas devem garantir ainda a segurança dos dados pessoais, incluindo a proteção contra o seu tratamento não autorizado ou ilícito e contra a sua perda, destruição ou danificação acidental.
OBRIGAÇÕES LEGAIS
IVA
O IVA (imposto sobre o valor agregado) é uma tributação sobre o consumo, que incide sobre as transmissões de bens, prestações de serviços e aquisições intracomunitárias e importações. É um imposto liquidado em todas as vertentes económicas e não cumulativo para:
- Transmissões de bens e prestações de serviços realizadas a título oneroso.
- Importação de bens.
- Aquisições intracomunitárias de bens e serviços.
Ainda sobre as obrigações legais das empresas, há a dizer que as taxas do IVA são diferentes consoante o setor do negócio:
- Taxa reduzida – de 6% (4% nos Açores e 5% na Madeira) para bens e serviços tributados constantes da Lista I anexa ao Código do IVA.
- Taxa intermédia – 13% (9% nos Açores e 12% na Madeira) para bens e serviços tributados constantes da Lista II anexa ao Código do IVA.
- Taxa geral – 23% (18% nos Açores e 22% na Madeira) para outros bens e serviços.
OBRIGAÇÕES LEGAIS
RCBE
O Registo Central de Beneficiário Efetivo (RCBE) é outra das obrigações legais das empresas. De cariz obrigatório, tem por objetivo identificar os agentes que controlam uma empresa, transpondo para o quadro jurídico português a Diretiva nº 2015/849 do Parlamento Europeu e do Conselho da União Europeia. Esta diretiva tem por objetivo reforçar a transparência e a segurança das transações entre as empresas nacionais e internacionais que operam no nosso país e obriga as sociedades portuguesas a identificar e fazer o registo do beneficiário efetivo, através da apresentação de uma declaração onde conste a sua identidade e tendo em conta que beneficiário efetivo é, sumariamente, o indivíduo que, como o próprio nome indica, beneficia dos resultados económicos das sociedades. Para facilitar a identificação, o RCBE indica que se considera beneficiário efetivo a pessoa ou pessoas singulares que:
- Detêm a propriedade ou o controlo, direto ou indireto, de uma percentagem suficiente de ações ou dos direitos de voto ou de participação no capital de uma pessoa coletiva;
- Exercem controlo por outros meios sobre essa pessoa coletiva;
- Detêm a direção de topo, se, depois de esgotados todos os meios possíveis e na condição de não haver motivos de suspeita, não tiver sido identificada nenhuma pessoa ou subsistirem dúvidas de que a pessoa ou pessoas identificadas sejam os beneficiários efetivos.
OBRIGAÇÕES LEGAIS
IRC
O IRC ou Imposto sobre o Rendimento de Pessoas Singulares é pago pelos trabalhadores sobre o seu rendimento, mas são as entidades empregadoras quem retém mensalmente o imposto em nome do trabalhadores e têm a obrigação de o entregar ao Estado até ao dia o 20 de cada mês. Os acertos são feitos quando o contribuinte entrega a declaração no ano seguinte.
A taxa atual do IRC para as empresas residentes que exercem a título principal uma atividade de natureza comercial, industrial ou agrícola, ou para estabelecimentos estáveis de empresas não residentes que exercem essas atividades é de 21%. Valor ao qual acresce, na maioria dos concelhos, a derrama municipal à taxa máxima de 1,5%, incidente sobre o lucro tributável.
Sujeitos passivos que sejam qualificados nos termos da legislação como PME, beneficiam de uma taxa reduzida de 17% sobre os primeiros 15.000€ de matéria coletável (sujeita a regras de minimis de auxílio comunitário).
Outras obrigações legais das empresas
Independentemente da atividade e firma do seu negócio, vai ter de considerar também uma série de outras pequenas obrigações legais das empresas de modo a que, em caso de inspeções da ASAE (Autoridade de Segurança Alimentar e Económica) esteja em conformidade, nomeadamente:
- Seguro de Acidentes de Trabalho
- Segurança, higiene e saúde no trabalho
- Inscrição dos empregados na Segurança Social
- Quadro do pessoal
- Horário de Trabalho
- Mapa de Férias do Pessoal
- Registo do Pessoal
- Balanço Social
- Informação disponível sobre os direitos e deveres dos trabalhadores em matéria de maternidade e paternidade, de igualdade e não discriminação e sobre a existência de postos de trabalho permanentes que se encontrem disponíveis na empresa.
- Inventário das existências
- Faturas, vendas a dinheiro ou documentos equivalentes.
- Registo das contas na conservatória
- Perda de metade do capital
- Livros Selados ou livros de atas
- Livro de Reclamações
- Horário de Estabelecimento (para empresas com porta aberta ao público)
Outras obrigações legais das empresas | Estabelecimentos de comércio a retalho
Além dos requisitos enumerados anteriormente, em estabelecimentos de comércio a retalho é necessário possuir também licença de utilização ou Alvará, data do início e termo em que são realizadas vendas com redução de preço, afixação de preços dos bens ou serviços, rótulo onde conste informação sobre produtos com defeito, proibição de venda de bebidas alcoólicas a menores de 16 anos e de tabaco a menores de 18 anos (se for o caso), entre outros.
Outras obrigações legais das empresas | Estabelecimentos de restauração e bebidas
Além dos requisitos comuns a todos os tipos de empresas, em estabelecimentos de restauração e bebidas é necessário possuir placa de classificação do estabelecimento, lista do dia e os respetivos preços (no caso dos restaurantes), consumo mínimo (facultativo para o caso dos estabelecimentos de bebidas com sala de dança ou com espetáculo), capacidade máxima do estabelecimento, proibição de venda de bebidas alcoólicas a menores de 16 anos e de tabaco a menores de 18 anos, tabela de preços, entre outros.
Um correto planeamento e gestão do calendário fiscal da sua empresa é fundamental para não incorrer em infrações nem ter de pagar coimas e juros de mora.